La prova dell’avvenuta esportazione consente tra l’altro di dimostrare all’Agenzia delle Entrate di aver realmente effettuato una operazione non imponibile, rilevante ai fini IVA. L’utilizzo del sistema ECS (Export Control System) costituisce la regola in materia di prova dell’avvenuta esportazione. In taluni casi, tuttavia, gli uffici possono richiedere all’interessato di fornire prove alternative dell’esportazione.
Per le cessioni all’esportazione “dirette”, gli operatori sono tenuti a rispettare una particolare procedura, nell’ambito del c.d. sistema ECS. Tale procedura ha inizio con la presentazione, da parte dell’interessato, della dichiarazione di esportazione in formato elettronico. Una volta che la dichiarazione doganale è stata accettata, l’ufficio doganale di esportazione stampa il documento di accompagnamento esportazione (DAE), lo convalida e lo consegna al dichiarante, autorizzando in tal modo lo svincolo delle merci. L’ufficio di confine, ricevuti i beni e operate le verifiche del caso, invia, in via telematica, il messaggio “risultati di uscita” (messaggio IVISTO) all’ufficio doganale di esportazione, comunicando l’esito del controllo.
Il messaggio “risultati di uscita” viene registrato nella banca dati del sistema informativo doganale nazionale (AIDA) e comunicato all’esportatore mediante il messaggio “notifica di esportazione”. In caso di esito positivo, per poter provare l’avvenuta esportazione, l’operatore deve accedere (tramite il link “notifica di esportazione”) al sistema informatico dell’Agenzia delle Dogane per visualizzare ed eventualmente stampare (soltanto a titolo di “promemoria” dal momento che la stampa del messaggio non è rilevante ai fini della prova) il messaggio “risultati di uscita”. Va evidenziato, infine, che l’esportatore potrebbe avere difficoltà a disporre della prova documentale che certifica l’avvenuta esportazione ai fini doganali nell’ipotesi in cui siano altri soggetti ad occuparsi del trasporto. Nel particolare caso in cui le esportazioni siano effettuate tramite corriere espresso, l’Agenzia delle Dogane ha chiarito che spetterà a questi ultimi soggetti, in quanto responsabili dell’operazione dagli stessi posta in essere, accertarsi che la medesima sia stata regolarmente appurata, intervenendo presso l’ufficio di esportazione, nel caso di procedura ancora aperta, per consentire la chiusura dell’operazione (circ. Agenzia delle Dogane n. 16/2011). Successivamente, i corrieri provvederanno ad inviare ai soggetti intestatari delle fatture presentate a corredo delle dichiarazioni di esportazione una comunicazione, nella quale sono indicati, tra le altre cose, gli estremi della relativa fattura ed il numero di riferimento della esportazione (M.R.N.).
La merce svincolata per l’esportazione deve uscire dal territorio doganale della Ue entro 90 giorni dalla data dello svincolo. Conseguentemente, trascorso inutilmente tale termine (l’interessato ha, tuttavia, la possibilità di attivare la procedura in un momento antecedente), gli uffici doganali interrogano l’esportatore e il dichiarante (c.d. procedura di ricerca “follow-up”) per ottenere notizie sull’operazione (artt. 796-quinquies bis e 796-sexies, Reg. CEE 2454/1993). A questo punto, laddove l’esportatore o il dichiarante comunichino la data e l’ufficio di uscita, l’ufficio di esportazione invia a quello di uscita un messaggio con cui richiede la chiusura del movimento. Tuttavia, se l’ufficio di uscita entro 10 giorni non conferma l’uscita della merce, l’ufficio di esportazione richiede per iscritto all’esportatore e al dichiarante di fornire, entro un periodo di 30 giorni, prove alternative dell’uscita delle merci dal territorio doganale della Ue (nota Agenzia delle Dogane prot. 166840/2009). Trattasi, in particolare (cfr. nota Agenzia delle Dogane prot. 88970/2009) della prova del pagamento oppure della fattura di vendita, nonché della copia della bolla di consegna firmata o autenticata dal destinatario fuori dal territorio doganale della Ue oppure di un documento di trasporto con attestazione di arrivo a destino del rappresentante del vettore. Valutate le prove fornite, se queste ultime sono adeguate, l’operazione viene chiusa e l’esportatore può considerare realizzata l’esportazione e utilizzare la fattura emessa per le diverse finalità fiscali.
Laddove, invece, le prove non consentano di dimostrare l’uscita della merce dal territorio doganale della Ue o si riferiscano a merci differenti per natura da quelle indicate in dichiarazione, l’ufficio di esportazione, trascorsi 150 giorni dalla data di svincolo delle merci, può annullare la dichiarazione doganale, comunicandolo sia all’esportatore che al dichiarante. Analogo esito nel caso in cui l’esportatore o il dichiarante, anche a seguito di apposito sollecito scritto da parte degli uffici, non fornisca le prove richieste. Si ricorda, al riguardo, che, in mancanza della prova tipica, una cessione all’esportazione, e la conseguente non imponibilità ai fini IVA, può essere provata con ogni mezzo con carattere di certezza ed incontrovertibilità (Cass. n. 19750/13).